Génération de documents
Parlons franchement… Dans la formation, LA partie la plus chronophage et la moins agréable est de loin l’administratif !
Hop3team permet justement de gagner du temps en automatisant toutes ces tâches administratives.
La génération de documents
Sur Hop3team : c’est quoi ?
Avec hop3team, vous avez la possibilité de paramétrer vos documents de façon personnalisée en fonction de votre activité ! Paramétrez, générez, importez et envoyez en masse vos documents depuis le logiciel de gestion, le tout de façon automatisée pour gagner du temps au quotidien.
À vos marques… Prêts ? AUTOMATISEZ !
La génération de documents
dans votre logiciel de gestion de la formation professionnelle
Documents personnalisés
Ces modèles sont indispensables pour générer et envoyer vos documents à vos interlocuteurs.
Ajoutez vos modèles en indiquant toutes les informations relatives à votre entreprise (logos, dates de l’exercice comptable, modalités de paiement…).
Modifiez vos modèles en un clin d’oeil. Si vous tenez à vos documents actuels, vous pouvez les importer tels quels dans votre logiciel.
Mise en page et contenus compris !
Documents générés et remplis instantanément
Sur la base des modèles préalablement intégrés au logiciel, générez vos documents au format Google Docs.
Vous pouvez ainsi les modifier avant envoi. Les modifications s’enregistrent automatiquement.
Il ne vous reste plus qu’à les importer dans le logiciel, et votre PDF est prêt à partir, non pas en pigeon voyageur mais bien automatiquement !
Documents envoyés en masse
Gagnez du temps en envoyant vos documents en une seule fois. Avec hop3team, fini les allers-retours dans votre boite mail !
Vos informations sont centralisées à l’intérieur de vos sessions. Il suffit de sélectionner le ou les documents que vous souhaitez envoyer et hop !
Le tour est joué, les destinataires recevront une notification par email pour les informer.
Documents traçables
Une bonne gestion documentaire passe forcément par un bon classement de vos documents administratifs. Avec hop3team, la traçabilité des documents vous garantit une bonne gestion de votre activité en interne et permet de répondre à vos obligations légales.
Retracez l’historique des flux relatifs aux documents : modifications, envois, signatures, relances…
Gestion documentaire respectueuse du RGPD
Collectez et envoyez tous types de documents de façon entièrement sécurisée et conforme aux obligations RGPD. Avec hop3team, tous les documents sont envoyés par l’intermédiaire d’un lien sécurisé par email, et non pas en pièce jointe de vos emails !
Soyez conforme au RGPD sans vous poser de questions.
La génération de documents dans votre logiciel hop3team
a portée de clic
Pour compléter la gestion administrative
de votre logiciel de gestion
Documents administratifs
Générez automatiquement tous vos documents indispensables à la gestion de votre activité : conventions, feuilles d’émargements, évaluations…
Signature électronique
Faites signer tout ce que vous avez besoin d’officialiser, à distance, sans délai ni déplacement grâce à une solution hautement sécurisée.
Planification
Visualisez l’intégralité de votre activité en un clin d’oeil grâce à l’agenda. Filtrez et exportez vos données simplement grâce à la planification.
Gestion des statuts
Gérez les statuts multiples de vos apprenants et suivez leurs parcours au sein de vos formations. La fiche apprenant se met à jour automatiquement !
Import / Export des données
Importez/exportez les données relatives aux entreprises et aux participants dans votre logiciel. Votre base de données est toujours à jour !
Pilotage des sessions
Pilotez vos sessions depuis leur commercialisation jusqu’à l’édition d’attestations en passant par les états d’émargements et l’archivage.
