• Gestion administrative des OF · Qualiopi · BPF

Reprenez le contrôle de la
gestion administrative de votre organisme de formation

hop3team aide les organismes de formation à centraliser leurs dossiers, structurer leurs processus administratifs et sécuriser leurs obligations Qualiopi et BPF.

Finis les fichiers dispersés, les tâches répétitives et les preuves introuvables au moment des audits.

  • Accompagnement métier par une équipe issue de la formation professionnelle

  • Conçu pour les organismes de formation qui veulent structurer leur activité durablement

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  • Gestion administrative des OF – Qualiopi – BPF

Reprenez le contrôle de la gestion administrative de votre organisme de formation

hop3team aide les organismes de formation à centraliser leurs dossiers, structurer leurs processus administratifs et sécuriser leurs obligations Qualiopi et BPF.

Finis les fichiers dispersés, les tâches répétitives et les preuves introuvables au moment des audits.

  • Accompagnement métier par une équipe issue de la formation professionnelle

  • Conçu pour les organismes de formation qui veulent structurer leur activité durablement

Votre gestion administrative ne devrait pas dépendre de fichiers dispersés

Entre les conventions, les convocations, les feuilles d’émargement, les certificats de réalisation, les preuves Qualiopi, les financeurs et le BPF, la gestion d’un organisme de formation peut vite devenir difficile à structurer lorsque les données, documents et échanges sont dispersés entre plusieurs outils.

Des informations dispersées

Sessions, stagiaires, entreprises, financeurs, documents : les données sont souvent éparpillées entre plusieurs outils.

Des documents à produire sans cesse

Conventions, convocations, contrats, certificats, attestations… chaque formation génère son lot d’administratif.

Des preuves à retrouver

En cas d’audit Qualiopi, de contrôle ou de demande financeur, retrouver rapidement les bons éléments devient critique.

Des process difficiles à suivre

Plus les process reposent sur du manuel, plus le risque d’oubli, d’erreur ou de double saisie augmente.

Structurez votre organisme de formation dans un seul système

De la création des sessions au suivi des documents, des présences, des données stagiaires, du BPF et des exigences Qualiopi, hop3team centralise les données, documents, sessions et obligations administratives dans un environnement pensé pour les organismes de formation.

BPF

Centraliser votre gestion sans complexifier votre organisation

Retrouvez vos sessions, vos documents, vos présences, vos données stagiaires et vos indicateurs dans un environnement pensé pour le quotidien des organismes de formation.

hop3team vous aide à structurer votre gestion administrative sans empiler les fichiers, les outils et les ressaisies.

Gestion administrative des formations

Suivez vos sessions, plannings, formateurs et informations clés dans un cadre structuré.

Génération de documents

Produisez conventions, convocations, contrats, certificats et attestations à partir de vos données.

Émargement et signature électronique

Faites signer vos documents et suivez les présences sans multiplier les fichiers par mail.

Données stagiaires et entreprises

Centralisez vos contacts, stagiaires, entreprises clientes et dossiers pour limiter les ressaisies.

BPF et diagnostic de complétude

Préparez votre BPF avec des données centralisées et identifiez les informations manquantes.

Qualiopi et diagnostic process qualité

Structurez vos preuves et repérez les points à compléter pour vos indicateurs qualité.

Formulaires et relances automatisées

Collectez les informations utiles et automatisez les envois ou relances auprès de vos publics.

Extranets participants et formateurs

Donnez accès aux informations et documents utiles dans des espaces dédiés.

Un logiciel pensé pour les organismes de formation, pas un outil générique adapté après coup

hop3team réunit un logiciel métier, une expertise de la formation professionnelle et un accompagnement humain pour aider les organismes de formation à structurer leur gestion administrative dans la durée.

1. Un logiciel centré sur l’administration,
des organismes de formation

hop3team est conçu pour structurer les dossiers, les documents, les présences, le BPF, Qualiopi et les étapes administratives qui rythment la vie d’un organisme de formation. Il a été conçu par des professionnels de la formation, à partir de contraintes réellement rencontrées sur le terrain, avant d’être mis à votre disposition.

bureau
team

2. Une équipe qui connaît le terrain

Derrière le logiciel, vous échangez avec une équipe qui connaît les contraintes des organismes de formation : conformité, audits, documents, organisation interne et suivi des apprenants. Tous issus de différents univers de la formation : formateurs indépendants, dirigeants d’OF, responsables pédagogiques et administratifs…

3. Un accompagnement au-delà du logiciel

Vous êtes accompagné pour prendre en main l’outil, adapter votre organisation et mettre en place un fonctionnement plus fiable au quotidien. Assistance directe et sans robot, onboarding en visio individuelle : de vraies personnes expertes en soutien avec vous.

Joyce

Pour les organismes de formation qui veulent structurer leur gestion

hop3team accompagne toutes les structures, quelle que soit leur taille, les formateurs indépendants, les associations qui font de la formation et parmi eux, les organismes qui sont certifiés Qualiopi et qui veulent fiabiliser leur gestion administrative sans multiplier les outils.

Ils structurent leur organisme de formation avec hop3team

Des organismes de formation, formateurs indépendants et structures certifiées Qualiopi utilisent hop3team pour centraliser leurs dossiers, produire leurs documents et piloter leur activité avec plus de méthode.

Un accompagnement pour mettre de l’ordre dans votre gestion administrative

Avec hop3team, vous n’ajoutez pas simplement un logiciel à votre organisation. Vous êtes accompagné pour paramétrer l’outil, structurer vos usages et gagner progressivement en autonomie.

1. Comprendre votre fonctionnement

Nous échangeons sur votre organisation actuelle, vos types de formations, vos documents, vos irritants et vos priorités administratives.

2. Paramétrer votre environnement

Votre espace hop3team est configuré pour correspondre à vos usages : sessions, documents, modèles, données, accès et parcours.

3. Prendre en main les usages-clés

Vous êtes guidé sur les fonctionnalités essentielles : dossiers, documents, émargement, signature, BPF, Qualiopi et suivi quotidien.

4. Gagner en autonomie

L’objectif prioritaire est de vous permettre de piloter votre gestion avec plus de méthode, moins de ressaisie et une meilleure visibilité sur vos dossiers.

Lisez notre guide express de la déclaration du bpf 2026 !

  • checklist des données à rassembler
  • étapes clés de la déclaration
  • erreurs classiques à éviter
  • rappels utiles pour gagner du temps

Les sujets clés pour piloter votre organisme de formation

Gestion administrative, conformité, documents, BPF, émargement ou signature électronique : retrouvez les pages utiles pour approfondir les sujets qui structurent le quotidien d’un organisme de formation.

Logiciel organisme de formation

La page de référence pour comprendre hop3team.

Gestion administrative

Dossiers, documents, sessions et suivi quotidien.

Qualiopi

Preuves, indicateurs et diagnostic qualité.

BPF

Données, complétude et déclaration annuelle.

Émargement en ligne

Absences, présences et justificatifs certifiés et sécurisés.

Signature électronique

Documents signés plus vite, sans dispersion.

Documents de formation

Conventions, convocations, certificats, attestations.

TARIFS

Des offres lisibles et adaptées à votre structure.

Nos derniers éclairages pour les organismes de formation

Réglementation, gestion administrative, Qualiopi, BPF, digitalisation : retrouvez nos analyses pour suivre les évolutions qui concernent les organismes de formation.

Vous voulez structurer la gestion administrative de votre organisme de formation ?

En 30 minutes, nous pouvons échanger sur votre organisation actuelle, vos irritants administratifs
et voir si hop3team peut vous aider à gagner en clarté, en temps et en fiabilité.

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Gérez vos actions de formation, pilotez votre certification Qualiopi, économisez jusqu’à 70% du temps passé sur l’administratif avec un VRAI logiciel métier.
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