Qu’apporte un logiciel de gestion dans la certification qualité Qualiopi ?

Qualiopi encore et toujours… Même si les formateurs indépendants et OF aimeraient ne plus en entendre parler, pas de trêve de Noël sur les actus Qualiopi ! Surtout pas avec la grande échéance du 1er janvier 2022 qui a fait couler beaucoup d’encre en 2021. Au-delà ? la fin du monde. Non, rassurez-vous. Non seulement il est possible de travailler sans Qualiopi mais vous pouvez aussi mettre toutes les chances de votre côté et accélérer vos démarches en utilisant un logiciel de gestion, comme YPK. On vous explique.

Qualiopi en bref : où en est-on ?

Si vous étiez parti sur une île déserte en 2021, ou si vous aviez tout simplement la tête sous l’eau, refaisons rapidement le point sur Qualiopi.

Depuis le 1^er janvier 2022, cette certification est obligatoire pour que les formateurs puissent bénéficier des fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle (entre autres… car Qualiopi a d’autres avantages). Au 13 décembre 2021, 26 359 organismes de formations étaient certifiés (nouvelle liste des OF éditée par la Dreets) sur plus de 100 000 organismes disposant d’un NDA et plus de 46 000 référencés Datadock.

Vous étiez juste coté délai ? on a une bonne nouvelle pour vous ! Le ministère du travail a prévu une période transitoire. Sur le principe, l’échéance du 1^er janvier 2022 est maintenue. Mais les OF qui ont signé un contrat avec un certificateur ou qui sont en instance de certification au 1^er janvier 2022 pourront continuer à percevoir les financements publics ou mutualisés. Cette tolérance devrait prendre fin au 31 mars 2022 (en attente d’un arrêté du ministère du travail). 

Certification Qualiopi : une démarche longue et technique

Avec Qualiopi, on oublie la simple procédure déclarative de Datadock. Place à un véritable audit qualité avec : 

• 7 critères
• 32 indicateurs
• Des preuves à produire à chaque indicateur

La certification ne s’improvise donc pas. Une phase de préparation avant l’audit est indispensable. Longue, parfois plusieurs mois de travail, elle est également complexe en particulier pour les formateurs qui ne sont pas familiers des certifications qualité. 

Quant à l’audit, il dure en général 1 journée ou plus, notamment si vous intervenez sur plusieurs actions de développement des compétences (actions de formations et bilans de compétence par exemple).

Il est mené par un organisme indépendant et accrédité, parmi les 34 organismes certificateurs. L’auditeur examine plusieurs dossiers de formation de manière aléatoire et vérifie la conformité aux normes Qualiopi, indicateur par indicateur. Vous devez fournir des éléments de preuve au fur et à mesure. Il est donc important que ces documents soient faciles à trouver (et existent !). Si vous ne pouvez pas fournir tel ou tel document, l’auditeur considérera que le critère est non conforme. D’où l’importance d’être très bien préparé et de s’aider d’un logiciel de gestion !

Comment un logiciel de gestion peut vous aider à obtenir (et conserver) la certification Qualiopi ?

Tout d’abord, soyons bien clairs. Le logiciel de gestion ne va pas valider votre audit tout seul. En revanche, il va grandement vous simplifier la phase de préparation, vous faire gagner du temps et, petit bonus, vous rendre beaucoup plus zen le jour J. 

YPK a été justement créé pour faciliter vos démarches, certification Qualiopi comprise. Voici quelques exemples de ce qu’il peut faire pour vous.

Structuration de votre offre de formation

Le projet de transition professionnelle remplace l’ancien CIF. Il permet au salarié de suivre une formation certifiante, souvent longue, dans l’objectif de se reconvertir ou d’évoluer dans ses fonctions. Elle peut être suivie pendant le temps de travail ou en dehors.

Toute certification qualité nécessite une bonne dose d’organisation et de structure. C’est pas votre truc ? Pas de souci, YPK est là pour vous aider. 

• Fiches de formations détaillées. C’est simple, il suffit de remplir les cases ! Puis, en 1 clic vous publiez votre catalogue de formation et validez votre indicateur 1, critère 1.
• Blocs de compétences. Vous pouvez construire une progression pédagogique par bloc de compétences pour les formations conduisant à une certification professionnelle (indicateur 3, critère 1)
• Contenu et modalités de mise en œuvre des prestations adaptées au public grâce aux fonctionnalités suivantes : modalités techniques et pédagogiques, création de modules, découpage en séances… (indicateur 6, critère 2).
• Reporting et statistiques pour l’amélioration continue grâce aux retours clients (Indicateur 32, critère 7)

Gestion de vos documents

YPK permet de dématérialiser, classer, centraliser et sécuriser vos documents (nombreux dans la formation professionnelle !). Que du bonheur pour retrouver facilement vos petits au moment de l’audit.

• Centralisation de vos rapports, bilans et indicateurs dans YPK. Cela permet par exemple de publier facilement certains chiffres sur vos fiches formations comme le taux de réussite (indicateur 2, critère 1) 
• Génération et stockage de vos documents obligatoires, notamment ceux permettant d’informer vos clients du déroulement de la prestation : règlement intérieur, convocation….(indicateur 9, critère 3)

Gain de temps pour produire les preuves demandées par l’auditeur

Toutes les fonctionnalités d’YPK tendent vers cet objectif : vous faire gagner du temps ! Par exemple, vous pourrez facilement présenter à l’auditeur les supports qui identifient les besoins des bénéficiaires : grille d’analyse des besoins, diagnostic préalable…Tout est déjà rentré dans le logiciel ! (indicateur 4, critère 2)

Accès à une veille dédiée à la formation professionnelle

Ce critère, il est nouveau (pour Qualiopi versus Datadock) : les indicateurs du critère 6 qui focalisent sur la veille. Et même si les sources d’information ne manquent pas, ce qu’il vous manque à coup sûr, c’est le temps pour tout potasser et faire le tri de ce qui vous est essentiel.

Chez Hop3team, nous essayons de vous fournir quelques infos régulièrement via nos newsletters et les articles de notre blog. Mais notre logiciel YPK va bien plus loin : les critères de veille des indicateurs 23 à 25 Qualiopi sont remplis par le partenariat que nous avons développé avec la solution veille-formation.fr. La solution est accessible directement depuis le logiciel et vous donne accès à une réduction sur les abonnements de la solution ingénieuse éditée par Alexa Rousseau, auditrice et formatrice d’auditeurs.

On pourrait continuer encore longtemps ces exemples car une bonne utilisation d’YPK permet de valider les 7 critères Qualiopi. Plutôt cool non ?

En résumé

Si vous êtes un peu perdu dans Qualiopi, à court de temps, ou que vous souhaitez simplement vous concentrer sur votre cœur de métier, l’utilisation d’un logiciel de gestion comme YPK va vous redonner le sourire. Certes, il ne fera pas de miracle et votre certification Qualiopi ne tombera pas du ciel, mais il sera d’une grande aide pour obtenir votre précieux sésame.

D’autant plus que son intérêt ne s’arrête pas là. YPK, c’est votre nouveau meilleur ami pour gérer tous les aspects de votre activité de formation : administratif, facturation, planning, gestion des intervenants. On vous fait une démo ?