Proposer et gérer des formations Pôle emploi : comment on fait ?

En 2021, plus d’un million de demandeurs d’emploi sont entrés en formation[1]. Un joli débouché commercial qu’il serait dommage de laisser de côté, non ? En tant qu’organisme de formation ou formateur indépendant, vous pouvez en effet proposer vos cursus sur le site de Pôle emploi. Actuellement, 291 000 formations y sont référencées. Les vôtres n’y figurent pas encore ? Il est temps d’y remédier et on vous explique comment faire !

[1] Statistiques formation des demandeurs d’emploi – Pôle emploi

Formations Pôle emploi : on fait les présentations ?

Avant toute chose, il est important de savoir précisément de quoi on parle. En quoi consistent les formations Pôle emploi ? Quel est leur fonctionnement ? Les points principaux à connaitre.  

Formations proposées par Pôle emploi : l’embarras du choix

Un large choix de formations…

Le catalogue de formations proposé par Pôle emploi aux demandeurs d’emploi est vaste. Chacun est sûr de trouver son bonheur en termes :

• D’objectifs : acquisition de compétences complémentaires, apprentissage d’un nouveau métier, reconversion…
• De thématiques : bâtiment, tertiaire, service, restauration, langues étrangères, informatique…
• De durées : modules de quelques jours à plusieurs mois, voire plusieurs années ;
• De niveau d’études : du niveau 3 (CAP/BEP) au niveau 7 (bac+5) ;
• De finalité : formations diplômantes, certifiantes, valorisation de l’expérience (VAE), obtention d’un CQP…

Pour vous donner une idée, vous pouvez consulter le catalogue des formations Pôle emploi ici.

 …et de dispositifs

S’il est large sur les thématiques abordées, le choix est également important s’agissant des modalités de formation : temps plein ou temps partiel, alternance, CPF, projet de transition professionnelle…

Sans oublier les dispositifs spécifiques de Pôle emploi. En tant que formateur il est essentiel de les connaitre un minimum pour ne pas partir en terre inconnue et se repérer dans les acronymes :

• POEI (préparation opérationnelle à l’emploi individuelle). C’est une aide financière pour l’employeur permettant de financer une formation préalable à l’embauche d’un CDI ou d’un CDD d’au moins 12 mois. Elle permet au recruté d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de son emploi.
• AFPR (action de formation préalable au recrutement). Le principe est similaire à la POEI mais pour des contrats CDD de 6 à 12 mois.
• POEC (préparation opérationnelle à l’emploi collective). L’objectif est de former plusieurs demandeurs d’emplois à des compétences attendues par une ou plusieurs branches professionnelles.

Concrètement, comment ça se passe ?

Pôle emploi simplifie au maximum les démarches pour les bénéficiaires. Tout est fait pour leur faciliter la tâche afin qu’ils puissent trouver rapidement la formation qui leur convient le mieux (la vôtre, donc !).

• Accès à un catalogue en ligne précis, couvrant tous les domaines et toute la France. Les bénéficiaires peuvent facilement trouver la formation adéquate. Pour vous, c’est une présence en ligne intéressante (voire même incontournable), au même titre que la marketplace ou le catalogue CPF.
• Possibilité de prendre RDV directement avec l’organisme de formation pour avoir plus d’informations. Grâce à leur identifiant Pôle emploi, les futurs stagiaires ont en effet accès au planning des réunions d’informations éventuellement organisées par les OF (que vous pourrez planifier sur la plateforme Kairos, nous y reviendrons).

Financement des formations Pôle emploi

Financement des frais pédagogiques

La plupart du temps, les coûts pédagogiques sont entièrement pris en charge par Pôle emploi. D’autres organismes peuvent également intervenir dans le financement :

• La Région, notamment pour les personnes non indemnisées par Pôle emploi ou pour les jeunes de moins de 25 ans (par l’intermédiaire des Missions Locales)
• L’Agefiph pour les travailleurs handicapés

Rémunération du bénéficiaire

Si le stagiaire bénéficie des indemnités chômages, il touche une allocation du même montant pendant sa formation (Allocation d’aide au retour à l’emploi formation – AREF).
S’il ne perçoit pas les allocations chômages, il peut bénéficier :

• D’une rémunération publique de stage si la formation est agréée par la Région ou l’État
• D’une rémunération de formation Pôle emploi (RFPE) si la formation s’inscrit dans un projet de retour à l’emploi financé par Pôle emploi (notamment par le biais d’une POEI, POEC ou AFPR)

Comment devenir formateur pour Pôle emploi ?

Au préalable, il est bien sûr nécessaire d’avoir son numéro d’activité (NDA) et la certification Qualiopi. Il faut également vous enregistrer sur le réseau des Carif Oref (c’est tout simple et ça se passe ici).

Vous pourrez ensuite demander votre adhésion au service Kairos, incontournable pour créer des formations Pôle emploi. C’est quoi ? On vous explique.

Qu’est-ce que Kairos ?

Kairos est un portail permettant de dématérialiser la transmission d’information à Pôle emploi. Si vous proposez des formations Pôle emploi, vous avez en effet l’obligation de transmettre régulièrement les données relatives au parcours de formation de vos élèves : date d’entrée dans le cursus, déclaration d’absence ou d’abandon de formation, etc.

En travaillant avec Pôle emploi, il est aujourd’hui impossible de se passer de Kairos. Parmi ses nombreux avantages :

• Facilite votre gestion administrative
  • Simplification des échanges d’informations avec Pôle emploi
  • Gain de temps
  • Fini le papier (en route vers la digitalisation !)
• Sécurité et sérénité. Vous êtes sûrs d’être en règle avec vos obligations règlementaires en tant que formateur référencé par Pôle emploi
• Développement commercial. Et oui, Kairos vous permet aussi de faire du business !
  • Votre offre de formation est diffusée auprès de tous les demandeurs d’emploi (et même auprès de tous les internautes). Vous pouvez également y renseigner des dates de présentation de vos formations (un webinaire par exemple) qui apparaitront dans le catalogue en ligne.
  • Vous avez accès à des données précieuses, comme le taux d’occupation de vos sessions, le nombre de personnes inscrites, des infos sur les demandeurs d’emploi inscrits à vos formations…

 Comment proposer ses formations sur Kairos ?

Au préalable, il est nécessaire de désigner une personne référente Kairos dans votre structure de formation. Ce Responsable Gestion de Compte (RGC) sera notamment chargé de gérer les habilitations des différents utilisateurs Kairos pour votre OF. Bien sûr, si vous êtes formateur indépendant vous pourrez vous désigner vous-même RGC !

Ensuite, vous pouvez demander votre adhésion au service en vous connectant sur cette page Pôle emploi dédiée à Kairos. Vous aurez besoin des informations suivantes :

• Votre numéro SIRET ;
• Votre numéro de déclaration d’activité ;
• Les cordonnées de votre RGC.

Dernière étape, votre RGC reçoit un mail de confirmation dans les 48 heures avec les identifiants de connexion au portail Kairos. Il se connecte puis procède à son habilitation et à celui des autres utilisateurs dans l’applicatif « gestion des identités et des droits partenaires » (GID partenaires).

Et c’est parti !

En résumé

Financeur incontournable des formations professionnelles, il semble aujourd’hui difficile de se passer de Pôle emploi dans son activité de formateur. Son catalogue de formation très fourni est en effet un moyen supplémentaire d’augmenter votre visibilité et de faire fructifier vos formations sur la toile. Et avec Kairos, pas de paperasse supplémentaire, tout se fait en ligne ! D’ailleurs, pour aller encore plus loin dans la simplification de votre gestion administrative, vous pouvez compter sur notre logiciel de gestion de la formation professionnelle YPK. Il gère tout comme un grand pendant que vous développez votre activité ! On vous montre en démo ou webinaire ?