Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?
Le livret d’accueil est un document remis aux apprenants avant ou au début d’une action de formation afin de leur présenter les informations essentielles relatives à leur parcours.
Il permet de faciliter l’intégration des participants en leur communiquant les modalités pratiques, le fonctionnement de l’organisme de formation, leurs droits et obligations, ainsi que les informations nécessaires au bon déroulement de la formation.
Le livret d’accueil contribue à améliorer l’expérience des apprenants et à garantir une information claire et transparente dès leur entrée en formation.
💡 À noter : le livret d’accueil n’est pas systématiquement obligatoire au regard du Code du travail. En revanche, il constitue une bonne pratique, et son existence permet souvent de répondre à plusieurs exigences du référentiel Qualiopi, notamment en matière d’information des bénéficiaires.
quel est le rôle du livret d’accueil ?
Le livret d’accueil permet de transmettre aux apprenants toutes les informations utiles avant le démarrage de la formation.
Il peut notamment contenir :
- La présentation de l’organisme de formation.
- Les coordonnées des contacts utiles.
- Les modalités d’accès aux locaux ou aux plateformes de formation.
- Le règlement intérieur applicable.
- Les horaires et l’organisation de la formation.
- Les modalités pédagogiques.
- Les moyens techniques mis à disposition.
- Les règles relatives à l’assiduité et aux justificatifs de présence.
- Les modalités d’évaluation.
- Les informations relatives à l’accessibilité des personnes en situation de handicap.
- Les procédures de réclamation ou de contact.
Son contenu peut être adapté selon le public concerné et les modalités de formation (présentiel, FOAD, alternance, etc.).
Qui est concerné par le livret d’accueil ?
Le livret d’accueil concerne principalement :
- Les organismes de formation.
- Les Centres de Formation d’Apprentis (CFA).
- Les apprenants.
- Les entreprises accueillant des alternants.
- Les formateurs et les équipes administratives.
Il est généralement remis à chaque nouveau participant avant le début de son parcours de formation.
le livret d’accueil est-il obligatoire ?
Pas systématiquement.
Aucun texte n’impose à tous les organismes de formation de remettre un livret d’accueil.
En revanche, il constitue un excellent support pour :
- Informer les bénéficiaires avant l’entrée en formation.
- Répondre à plusieurs exigences du référentiel Qualiopi.
- Harmoniser les informations transmises aux apprenants.
- Formaliser les procédures internes.
- Améliorer la qualité de l’accueil.
📝 Lors d’un audit Qualiopi, un livret d’accueil bien construit peut constituer un élément de preuve démontrant que les bénéficiaires reçoivent une information complète, accessible et cohérente avant le début de leur formation.
pourquoi remettre un livret d’accueil ?
💡 Pour informer clairement les apprenants dès leur arrivée.
🧩 Pour faciliter leur intégration dans la formation.
🎯 Pour harmoniser les informations communiquées par l’organisme.
💬 Pour améliorer l’expérience des bénéficiaires.
💶 Pour préparer plus sereinement les audits Qualiopi et limiter les oublis d’informations importantes.
Ce que propose hop3team pour gérer vos livrets d’accueil
hop3team vous aide à :
- Centraliser vos livrets d’accueil et les documents remis aux apprenants.
- Associer automatiquement le livret à chaque dossier de formation.
- Mettre à jour facilement vos versions en cas d’évolution réglementaire ou organisationnelle.
- Conserver une preuve de mise à disposition lorsque cela est nécessaire.
- Simplifier la gestion documentaire grâce à un logiciel conçu pour les organismes de formation et les CFA.
