Vous en aviez déjà assez avec les audits Qualiopi ? Vous allez adorer les contrôles Datadock® !
Tout le monde le sait, la certification Qualiopi a remplacé le référencement Datadock depuis le 1er janvier 2022.
Mais on l’a peut-être « enterré » un peu vite, ou en tout cas, beaucoup ont oublié que le GIE D2OF (à l’origine du Datadock)
a une mission de contrôle et que cette mission perdure, même dans l’ère Qualiopi !
Nous avons donc décidé avec l’aide de notre partenaire Stefan Amicucci (vousformez.fr) de faire
un focus sur des choses que tout le monde est censé savoir, mais que forcément, il est utile de rappeler !
À l'origine, le Datadock
Attention : Vulgarisation !
Les OPCA (ancien nom des OPCO), l’Etat, les Régions, Pole emploi, pour les principaux ont mis en place en 2016 une structure capable de définir ce que doit être la qualité dans la formation, et de contrôler cette qualité dans les organismes de formation qu’ils financent. En ça, ils respectent la loi de 2014 qui fixe les exigences de qualité dans le code du travail.
C’était un peu plus simple qu’aujourd’hui, puisqu’il existait 21 critères de qualité à respecter, et qu’il « suffisait » de déclarer sur une plateforme digitale qu’on les respectait (avec quelques éléments de preuves, ok) et on obtenait le droit de figurer sur le catalogue des organismes référencés par l’OPCA, et donc, de faire financer les formations de ses clients.
Les contrôles qualité existaient déjà et ont perduré selon une forme, un rythme et un échantillonnage précis jusqu’à l’avènement de qualiopi. (Rappel : obligatoire pour faire financer ses formations depuis le 1er janvier 2022).
Et maintenant Qualiopi...
Ainsi, depuis le 1er janvier 2022, pour que vos formations puissent être financées, que ce soit par les OPCO, la Caisse des Dépôts et Consignations (Pour le CPF), Pole emploi, Les Régions, etc. vous devez avoir obtenu la certification QUALIOPI. Un audit initial, puis 18 mois plus tard, un audit de surveillance, puis, au bout de 3 ans, l’audit de renouvellement (sauf pour ceux qui ont obtenu la certification avant le 31/12/2020, qui renouvellent au bout de 4 ans). On est en droit de se dire qu’avec tous ces audits et le lien entre certification et financements, on aurait fait le tour de la question et qu’on pourrait être tranquille… eh bien pas tout à fait !
On vous explique tout sur l'audit de surveillance ici.
Datadock n'est pas mort !!!
Certains croient à une énième arnaque en recevant un email de la part de Datadock
Forcément, après avoir sué sang et eau pour obtenir votre certification sans non-conformité, la conserver en maintenant vos processus quotidiennement - peut-être grâce à un logiciel de gestion administrative -, recevoir un email vous indiquant que vous allez être contrôlé pour la qualité de vos formations (encore ?) et par Datadock (plaît-il ?), vous n’avez qu’une envie, c’est d’envoyer le mail à la poubelle “vue que vous êtes Qualiopi“… eh bien il ne faut pas.
Les financeurs ont toujours le droit de contrôler ce qu’ils financent !
Premièrement, ça a toujours été une des missions du GIE D2OF.
Deuxièmement, en 2022 ils contrôlent les actions de formation de l’année 2021. Là encore, c’est logique. On n’était pas encore obligé d’être certifié.
Troisièmement, Datadock a remis à jour sa charte contrôles le 8 février 2022. Celle-ci reprécisant au fil de ses 21 pages l’ensemble de ses prérogatives. Vous trouverez le lien vers cette charte en fin d’article.
Quels sont les types de contrôles réalisés par Datadock ?
Le contrôle du service fait (extraits de la charte contrôles 2022)
Les objectifs du contrôle : tous les financeurs de la formation professionnelle doivent s’assurer, s’agissant de fonds publics ou mutualisés, que les sommes engagées correspondent bien aux actions financées. Pour les opérateurs de compétences, il s’agit d’une obligation explicite prévue par l’article r. 6332-26 du code du travail.
Pour les autres financeurs, il s’agit d’une responsabilité générale de veiller au bon emploi des fonds publics ou mutualises. Cette responsabilité s’exerce dans un cadre contractuel défini par les documents utilisés pour la passation de commande : appel d’offres, cahier des charges, convention, annexe financière, devis, bon de commande, etc.
La finalité du contrôle est de vérifier :
1) que la prestation a bien été réalisée au profit des publics concernes
2) que la prestation est conforme au cadre légal, règlementaire et contractuel
3) que la facturation émise correspond à la réalisation et aux engagements.
Il s’agit donc d’un contrôle de conformité qui porte sur trois domaines :
Réalisation de la prestation – Conformité au cadre légal, réglementaire et contractuel – Conformité de la facturation.
Le contrôle qualité (extraits de la charte contrôles 2022)
« Il a pour objectif général de contribuer à l’amélioration de la qualité des actions qui entrent dans le champ de la formation professionnelle. » (Charte, p12)
Et on lit également que les contrôles portent sur les organismes de formation qui sont référencés par les financeurs (ex intenso : qui sont sur Datadock en 2021) et aussi sur les organismes déjà certifiés qualiopi en 2021.
CQFD, Qualiopi et Datadock co-existent encore et ça ne va pas s’arrêter.
On en profite pour préciser que le contrôle ne s’étend pas aux prestataires ou sous-traitants (OUF !) mais qu’on doit retrouver les critères de respect de la qualité dans les contrats de sous-traitance ou de prestations (Ah…).
Toutes les actions de formation, de Validation des Acquis d’Expérience (VAE), de bilan de compétences, et de formation par apprentissage peuvent être contrôlées évidemment à l’aune des 21 indicateurs de Datadock ou des 32 de qualiopi.
Les sanctions en cas de manquement de la part de l’OF vont de la mise en place d’un plan d’actions jusqu’au déréférencement Datadock (la belle affaire…) pour les actions financées par ce biais. Dans le cas d’actions sous couvert de qualiopi, cela peut aller jusqu’à un signalement auprès du ministère du travail, entraînant de fait la remise en cause de la certification.
Les auditeurs pourront contrôler tous les éléments liés aux actions comprises dans l’échantillon désigné. Depuis les conventions et autres documents obligatoires, jusqu’aux 3 derniers Bilans Pédagogiques et Financiers (BPF) en passant par les enquêtes de satisfaction ou la CVthèque des formateurs… (liste dans la charte 2022).
On résume ?
Voilà.
Il nous paraissait important de vous rappeler que le Datadock existait bien toujours et que ses missions de contrôles sont maintenues 2022 et pour les années à venir. Ce type de contrôle fait partie des choses que certains pensent n’arriver qu’aux autres, un peu comme les contrôles de la DREETS. C’est une erreur de penser ainsi et on s’en rend compte souvent trop tard à moins d’avoir pris les devants et de savoir à quoi s’attendre.
Tous les organismes de formation peuvent être contrôlés par le GIE D2OF. En 2017, la répartition sur 800 contrôles était 600 organismes de taille conséquente ayant au moins deux fois dans l’année reçu des financements d’un même OPCA (le nom des OPCO de l’époque). 200 autres étaient sélectionnés aléatoirement. Il y a fort à parier que le nombre de contrôles augmente ou ait même déjà fort augmenté. D’autre part, nous savons que certains financements « attirent » plus systématiquement les contrôles. C’est le cas du FNE.
La bonne façon de faire est de respecter et de faire vivre ses processus qualité au sein de son organisme de formation. Une bonne idée est d’utiliser un outil qui vous aide - vous et vos collaborateurs, internes ou externes - à maintenir cette rigueur réglementaire quotidienne.
Pour plus d’informations sur nos accompagnements et notre solution logicielle « créée par des formateurs pour les formateurs », prenez RDV !
Liens externes
En décembre 2016, les financeurs paritaires de la formation professionnelles continue se sont rassemblés en un Groupement d’Intérêt Economique (GIE) appelé D2OF afin de répondre aux exigences de qualité prévues par l’article L. 6316-1 du Code du travail créé par la loi n°2014-288 du 5 mars 2014. LIEN VERS LE TEXTE DE LOI
Lien charte GIE D2OF : https://www.data-dock.fr/?q=node/175
Lien référentiel GIE D2OF : https://www.data-dock.fr/?q=node/176
Lien vers les contrôles de l’AFDAS :https://www.afdas.com/prestataire/etre-finance-par-lafdas/la-certification-qualiopi-une-obligation-pour-beneficier-des-financements-publics-ou-mutualises/les-differents-types-de-controle.html
Lien vers les contrôles d’ATLAS : https://www.opco-atlas.fr/prestataire/referencement-controle-qualite.html
Plus d’informations sur le GIE D2OF et Datadock : https://www.data-dock.fr/?q=blog