Avez-vous pensé au temps gagné sur la voie de la certification Qualiopi, si vous aviez un logiciel de gestion performant qui vous aide à valider vos critères qualité ? Entre autres bons services rendus (et il y en a beaucoup !), YPK peut vous aider aussi à valider de nombreux indicateurs QUALIOPI !
Dans la suite de nos 2 premiers épisodes, (publiés en oct.20 et nov.20)), voici un guide complet, qui a pour objectif de vous accompagner dans cette démarche, en vous indiquant comment procéder dans votre outil. Cette semaine : le critère 3 et ses 8 indicateurs.
CRITÈRE 3 QUALIOPI : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
Glossaire :
- NC Min : Non-conformité mineure
- NC Maj : Non-conformité majeure
- NC Pondérée : Non-conformité mineure qui peut devenir majeure lorsque l’attendu n’est pas respecté
INDICATEUR 9 Qualiopi - NC Pondérée
Rappel de l’indicateur : Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
OBJECTIF : Les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation sont formalisées et diffusées.
>> INDICATEUR 9 Critère 3 : VALIDÉ DANS YPK
Pour valider cet indicateur, vous devrez fournir à votre auditeur des éléments de preuve :
- Règlement intérieur,
- livret d’accueil,
- convocation,
- conditions générales d’utilisation (CGU),
- noms des référents pédagogiques et administratifs,
- organigramme,
- aspects périphériques à la formation (hébergement, restauration, transport, rémunération…),
- modalités d’accès des personnes en situation de handicap.
1. GENEREZ automatiquement à partir de votre logiciel YPK tout type de preuve et communiquez-la par le biais de la messagerie YPK : vos échanges avec les bénéficiaires sont historisés et vous en gardez la traçabilité.
Les documents échangés avec les bénéficiaires sont accessibles et restent disponibles via un simple lien.
2. PERSONNALISEZ LES DOCUMENTS générés automatiquement dans YPK. Adaptez ces modèles pour y ajouter les informations clés.
3. PERSONNALISEZ VOS FICHES FORMATION FACILEMENT au catalogue en précisant les informations obligatoires et essentielles dans le descriptif de la formation.
Descriptif détaillé* d’une fiche formation au catalogue en ligne :
*avec redirection vers les éléments de preuve de votre choix
4. Ajoutez des liens hypertexte pointant vers votre Règlement intérieur, votre Livret d’accueil, vos CGV/U… dans le descriptif de vos formations et activez la visibilité de vos formations sur votre catalogue en ligne pour rendre ces informations disponibles aux bénéficiaires.
INDICATEUR 10 Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Le prestataire met en oeuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
OBJECTIF : La prestation est adaptée aux situations et profils des bénéficiaires : contenus (outils et méthodes), accompagnement, suivi (durées, emplois du temps, adaptation des rythmes).
>> INDICATEUR 10 Critère 3 : VALIDÉ DANS YPK
Pour valider cet indicateur, vous devrez fournir à votre auditeur des éléments de preuve :
- Durées et contenus des prestations,
- emplois du temps,
- groupes de niveaux,
- entretiens,
- fonction dédiée (référent pédagogique),
- livret de suivi pédagogique (centre/entreprise),
- séquences d’accompagnements et/ou de médiation.
- Pour les PSH : liste de structures / personnes ressources (réactualisée régulièrement) susceptibles d’aider à aménager les parcours
1. RENSEIGNEZ et STOCKEZ tous les éléments de preuve dans YPK.
2. MODIFIEZ LE PARCOURS DE FORMATION (objectif, contenu, programme, volumétries...) au sein même d'une session de formation sans que cela n’impacte le contenu de votre formation au catalogue. Ainsi, le bénéficiaire a la possibilité de ne suivre que tout ou partie des blocs de compétences du programme de formation.
Les formations peuvent être organisées différemment en fonction du besoin identifié du bénéficiaire.
Planification avec découpage de module en séances
“FORMATION SUR MESURE” cliquable et modifiable dans une session de formation
INDICATEUR 11 Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Le prestataire évalue l'atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
OBJECTIF : Démontrer qu’un processus d’évaluation existe, est formalisé et mis en oeuvre. Il permet d’apprécier l’atteinte des objectifs.
Exemples d’éléments de preuve :
- Outils d’évaluation des acquis en cours et en fin de prestation (à chaud et à froid),
- outils d’auto-évaluation mis à la disposition des bénéficiaires,
- bilans intermédiaires,
- comptes-rendus,
- taux de réussite aux certifications professionnelles et concours,
- livret de compétences,
- preuve de délivrance de la certification.
>> INDICATEUR 11 Critère 3 : VALIDÉ DANS YPK
Les évaluations permettent de mesurer l’atteinte des objectifs :
Tous les éléments de preuve peuvent être renseignés ou stockés dans YPK au niveau de la session et/ou au niveau de la formation
1. Précisez la ou les modalités d’évaluation de chaque module dans la bibliothèque de modules
2. Précisez les modalités d’évaluation de la formation dans la fiche formation au catalogue
3. Stockez dans votre logiciel YPK les modèles d’évaluation
4. Créez vos évaluations numériques et accédez-y directement à partir de votre logiciel YPK, visualisez les résultats et exportez les informations (Excel) pour les analyser dans le détail par vous même
PSH : vérifier si vos stagiaires bénéficient d’un temps supplémentaire pour les évaluations
Indication du ou des mode(s) d’évaluation* de chaque module et stockage du document d’évaluation modèle :
*personnalisable
Espace de stockage documentaire dans la fiche formation
INDICATEUR 12 Qualiopi - NC Pondérée
Rappel de l’indicateur : Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l'engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
OBJECTIF : Démontrer que des mesures formalisées existent et sont mises en oeuvre.
>> INDICATEUR 12 Critère 2 : C'est à vous de jouer !
Indicateur humain, qui ne peut pas uniquement être validé par un logiciel de gestion.
Eléments de preuve :
- Procédure de gestion des abandons et de relance systématique,
- listing de relances téléphoniques, carnet de rendez-vous,
- outils et méthodes favorisant l’implication du bénéficiaire (documents co-construits, espaces partagés),
- enquêtes terrain,
- plateforme pédagogique,
- variété des modalités pédagogiques.
INDICATEUR 13* Qualiopi - NC Pondérée
Rappel de l’indicateur : Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l'entreprise, anticipe avec l'apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
OBJECTIF : Démontrer qu’un processus formalisé d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise est mis en oeuvre.
*INDICATEUR SPÉCIFIQUE D'APPRÉCIATION (OF, CFA)
Eléments de preuve :
Tout outil de liaison entre l’entreprise, le bénéficiaire et le prestataire : carnet de suivi, preuves de dialogue entre prestataire et tuteurs pour l’adaptation, plannings, comptes rendus d’entretien ou de visite d’entreprise, tableau de bord dématérialisé…
>> INDICATEUR 13 Critère 3 : VALIDÉ DANS YPK
- Les éléments de preuve d'échanges entre l'entreprise, le stagiaire et l'OF peuvent être saisies dans YPK
- Utilisez la génération automatique de documents (convention de stage, livret d'alternance…)
- Utilisez la fonctionnalité d’échange d’informations pour partager des informations et / ou des documents
INDICATEUR 14* Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
OBJECTIF : Démontrer que l’accompagnement de l’apprenant est formalisé et mis en œuvre par la mise en place de projets spécifiques.
*INDICATEUR SPÉCIFIQUE D'APPRÉCIATION (OF, CFA)
>> INDICATEUR 14 Critère 3 : C'est à vous de jouer !
Indicateur humain, qui ne peut pas uniquement être validé par un logiciel de gestion.
Eléments de preuve :
- Mise en place de projets spécifiques d’activités sportives,
- ateliers culturels,
- éducation aux écrans,
- culture à l’exercice de la citoyenneté,
- dispositifs d’aides financières,
- listes des intervenants sociaux,
- dispositif d’accompagnement des apprenants dans le centre (restauration, foyer, internat).
INDICATEUR 15* Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu'apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
OBJECTIF : Démontrer que les apprentis sont informés des droits et devoirs des salariés /apprentis et sur les règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
*INDICATEUR SPÉCIFIQUE D'APPRÉCIATION (OF, CFA)
>> INDICATEUR 15 Critère 3 : C'est à vous de jouer !
Eléments de preuve :
- Règlement intérieur,
- supports d’informations,
- supports de contractualisation,
- compte-rendu de réunions d’informations collectives,
- livret d’accueil.
- Tous les éléments de preuve peuvent être saisis ou stockés dans YPK et transmis aux participants.
- Mettez à disposition des stagiaires des documents, articles ou vidéos portant sur le sujet
- Créez dans les ressources un module de formation spécifique et planifiez le dans les sessions de formation en apprentissage.
INDICATEUR 16* Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s'assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l'autorité de certification.
OBJECTIF : Le prestataire respecte les exigences formelles de l’autorité de certification lorsqu’il présente des candidats à la certification qu’il propose.
*INDICATEUR SPÉCIFIQUE D'APPRÉCIATION (OF, CFA)
>> INDICATEUR 16 Critère 3 : VALIDÉ DANS YPK
Eléments de preuve :
- Procès-verbal des sessions d’examen,
- livret d’évaluations réalisées en cours de formation,
- attestations de réussite ou de suivi à des formations réglementaires obligatoires pour obtenir la certification visée
Il s'agit ici de respecter les conditions de mise en œuvre, d'évaluation et de validation d'un titre certifié.
- Construisez une formation en blocs de compétences conforme aux exigences du référentiel de certification
- Précisez dans le descriptif de la formation certifiée les modalités de mise en œuvre et de suivi des examens
- Formalisez les sessions d’examen en établissant un PV stocké dans la session de formation
- Générez et envoyez via YPK une convocation détaillée aux examens pour chaque participant
- Indiquez, pour chaque participant, la validation des acquis de chaque module de formation
- Générez et délivrez via YPK une attestation de réussite pour chaque participant ayant validé les épreuves officielles
- Planifiez-vous des tâches sur le tableau de bord pour vous rappeler de faire ce suivi.
Construire un programme certifié en blocs de compétences
Valider les acquis par participant
En résumé
Pour ce critère 3 encore, YPK vous simplifie les démarches qualité. Et on ne s'arrête pas là : la suite au prochain épisode !!
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