En tant que formateur ou structure de formation professionnelle, votre rôle est bien évidemment de… former. Mais la gestion administrative de votre activité fait aussi partie du job et prend vite beaucoup de place, trop de temps. Paperasse, prise de tête et charge mentale… en tant qu’organisme de formation, on connait aussi ces problématiques chez hop3team ! Enfin, ça c’était avant, car maintenant on sait comment rendre la gestion administrative beaucoup plus sympathique. On vous montre ?
Des obligations administratives importantes depuis toujours…
La formation professionnelle n’échappe pas aux traditionnelles formalités administratives françaises, même s’il s’agit essentiellement d’assurer la qualité de la formation et la sécurité des stagiaires. Et la tendance ne semble pas aller en s’améliorant et alourdit un peu plus à chaque fois le caractère anxiogène de notre activité…
Rappel des principales obligations légales
En tant que formateur indépendant ou représentant d'un organisme de formation, vous devez respecter plusieurs obligations légales. Une petite révision ne faisant jamais de mal, en voici les principales :
- Enregistrement de votre activité pour obtenir votre Graal, le NDA (numéro de déclaration d’activité) ;
rappel : OBLIGATOIRE y compris pour la sous-traitance - Bilan pédagogique et financier à transmettre tous les ans à votre service régional de contrôle (DREETS ou DRIEETS, ex-DIRECCTE);
- Documents obligatoires à remettre à vos clients
- Convention de formation professionnelle pour les formations financées par une entreprise ou toute autre personne morale
- Contrat de formation pour les formations financées, en tout ou partie, par un particulier
- Programme : objectifs, horaires, modalités pédagogiques…
- Règlement intérieur
- Facture
- Comptabilité : bilan comptable, compte de résultat et annexes, commissaire aux comptes (selon la taille de votre structure, dispositions allégées pour les auto-entrepreneurs et régimes micro-entreprises), etc.
Les réformes et évolutions récentes
De nouvelles obligations apparaissent ces dernières années, spécifiques à la formation professionnelle ou plus générales.
Certification Qualiopi
En principe, il ne s’agit pas d’une obligation : vous pouvez exercer une activité de formation sans Qualiopi. Mais elle conditionne l’accès aux financements mutualisés et publics de la formation professionnelle. En pratique, elle est donc souvent incontournable.
Plus d'éclairages sur ce sujet dans cet article de Benoît Kriegel
Qualiopi en bref ? 7 critères, 32 indicateurs, prévoir du temps de préparation, un audit initial avec un organisme accrédité et une validité de 3 ans sans oublier l'audit de contrôle à mi-chemin.
Durcissement des critères de certification des formations
La certification professionnelle — à ne surtout pas confondre avec la certification QUALITÉ de votre processus (i.e QUALIOPI, ci-dessus) — est l'étape la plus avancée de l'évolution de votre organisme de formation. Cette démarche de déposer un dossier de demande de certification auprès de France-Compétences va porter, cette fois sur vos contenus et non plus sur votre organisation. Votre formation sera donc, en cas de réussite, portée aux RS (répertoires spécifiques) et pourra faire bénéficier vos apprenants du financement par leur CPF, ou au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) pour les formations généralement plus longues (en alternance souvent, mais pas seulement).
Depuis fin 2022, les projets de loi visant à lutter contre la fraude au CPF prend plusieurs formes, depuis le refus, la suppression ou le non-renouvellement de certifications par France-Compétences en passant par l'interdiction (à venir dans un décret d'application attendu) du portage Qualiopi…
L’heure est à la qualité plutôt qu’à la quantité. Et dans tous les cas, disposer d'une certification ou du droit d'en utiliser une (par un partenariat commercial par exemple), génère un afflux supplémentaire d'obligations administratives.
RGPD
En vigueur depuis 2018, le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) impacte toutes les activités, y compris celles des organismes de formation. L’objectif est de renforcer la protection des données personnelles de vos clients. Sans entrer dans les détails, cela se traduit par les principales obligations suivantes :
- Mise en place d’un registre de traitement (mentionnant la durée de conservation, l’objectif poursuivi…) ;
- Obligation d’information des personnes concernées par la collecte de données (droit d’accès et de rectification, objectif, nom de la personne responsable…) ;
- Mise en place de procédures internes pour gérer les réclamations, demandes et suppression des données ;
- Assurer la sécurité des données contre le piratage ou la perte d’information.
Facture électronique
La facture électronique est déjà d’actualité depuis le 1er janvier 2020 pour les contrats passés avec le secteur public.
Son utilisation obligatoire devra se généraliser progressivement pour toutes les entreprises et tous les contrats et nous vous invitons à lire notre article à ce sujet. (Pas de panique, c'est encore une fois repoussé, mais ne perdez pas de vue qu'il faudra y passer quand même dans pas très longtemps…)
Gestion administrative d’un organisme de formation : chronophage mais incontournable
De quoi s’agit-il ?
Gérer un OF ce n’est pas seulement s’occuper de quelques papiers administratifs. Les tâches sont plus vastes et particulièrement chronophages. En voici les principales.
- Ingénierie pédagogique
- Concevoir vos formations et votre catalogue
- Identifier les modalités pédagogiques adéquates (blended learning, présentiel, podcasts…)
- Logistique et administratif
- Organisation pratique des formations : gestion des inscriptions, planning des intervenants, réservation des salles et des équipements, récupération des feuilles d’émargements signées…
- Rédaction et envoi des documents obligatoires : convention et contrat de formation, convocation, programme, facture…
- Suivi budgétaire, comptable et juridique de la structure : comptabilité, suivi du financement des OPCO, bilan pédagogique et financier…
- Suivi des évaluations
- Classement et archivage
- Gestion de la qualité. S’assurer du maintien des exigences qualité Qualiopi pour conserver la certification notamment lors de l’audit de surveillance
Quels sont les enjeux d’une bonne gestion pour votre activité ?
Pour que votre activité cartonne, la qualité de votre gestion est tout aussi importante que vos talents de formateur.
Une bonne gestion permet d’assurer la sécurité juridique de votre activité, une bonne partie des tâches décrites ci-dessus étant des obligations légales. Vous évitez ainsi tout stress inutile mais aussi des sanctions financières peu agréables (par exemple : 4 500 euros si vous n’envoyez pas le BPF ou 75 000 € en l’absence de facturation…).
NB : la non-déclaration de votre BPF entraîne maintenant votre radiation et la perte de votre NDA. Et donc, de votre certification Qualiopi… en bref, tout quoi.
C’est également le moyen de garantir la qualité de vos formations et donc le retour sur investissement, le succès et la pérennité de votre entreprise.
Gérer vos intervenants de manière efficace favorise également leur implication et leur motivation.
De votre côté, vous gagnez du temps et une meilleure vision d’ensemble de votre activité et de là ou vous souhaitez aller.
N’oublions pas également que la gestion à un coût financier pour la structure : temps consacré aux tâches administratives, coûts des différents outils (facturation)… Prendre le temps de mettre en place une gestion efficace et la simplifier au maximum permet de rationnaliser ces coûts au maximum.
Comment faire pour simplifier votre gestion ?
Ras le bol de passer 50% de votre temps sur les tâches administratives ? Normal, vous n’êtes pas devenu formateur pour faire de la paperasse. Mais quelles sont les solutions qui s’offrent à vous pour simplifier la gestion administrative de vos formations professionnelles ?
Digitaliser et dématérialiser la gestion administrative
Pour gagner du temps et simplifier votre gestion administrative, un seul mot d’ordre : digitalisation ! Déjà, cela vous permettra d’être à la mode mais surtout d’être performant, alors pourquoi s’en priver ?
Mais attention, il y a digitalisation et digitalisation : un échange par mail est digital mais pas toujours très efficace. Prenons l’exemple d’un contrat de formation que votre client doit signer : envoi du document par mail (qui risque de finir dans les spams), impression, signature manuelle, scan, renvoi, risque de perte et d’oubli… Beaucoup de manipulations, de temps perdu et une charge mentale maximale. Alors qu’avec un module de signature électronique tout est réglé en 1 clic, sécurisé et archivé.
Plus qu’une digitalisation, c’est donc une véritable volonté d'automatisation qui est recherchée.
Vous l’aurez compris, une digitalisation efficace et une gestion administrative simplifiée passent par le choix d’outils informatiques novateurs et adaptables aux problématiques et besoins du formateur.
La meilleure option : confier sa gestion à un logiciel performant et innovant
Inutile de vous éparpiller et de rechercher plusieurs outils, des solutions tout-en-un et personnalisables existent.
Chez hop3team, parce que nous sommes aussi formateurs, nous nous sommes creusés les méninges pour vous proposer l’outil parfait et complet pour résoudre vos problématiques de gestion que nous ne connaissons que trop bien. De ces longues nuits blanches est né notre logiciel de gestion de la formation professionnelle, le susnommé hop3team : un logiciel permettant de dématérialiser votre gestion administrative, financière et légale et d’automatiser l’ensemble de vos flux et documents obligatoires. Rajoutons également, qui vous permet aussi de piloter les 32 indicateurs de la certification QUALIOPI… vous êtes 43.000 en France (données 11/2023) pour qui cela est lourd de sens !
À la clé une réduction de 50 à 70% du temps consacré à l’administratif, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Pas mal non ?
Petit florilège des principaux bénéfices de notre logiciel de gestion :
- Une gestion facile et sans prise de tête :
- Outil de type CRM pour vos relations clients,
- Gestion des intervenants et de vos apprenants,
- Édition de votre catalogue de formation, suivi de vos évaluations et de la qualité de vos formations….
- Presqu’un must : l’édition automatique du BPF en trois clics et 4 secondes ! Bon, ok, THE must, surtout avec le diagnostic de complétude intégré. On n'oublie plus rien. Ou on le fait exprès !
- Une sérénité digne d’un maitre zen
- Assurance d’être en conformité avec la règlementation
- Archivage simple et sécurisé de vos documents
- Pilotage de votre activité en temps réel
- Anticipation et gestion du temps : alertes automatiques, automatisation de tâches, planification des séances, émargements dématérialisés couplés au remplissage du BPF, signature électronique des documents, génération de questionnaires en ligne, suivi des statistiques, génération en masse automatique des documents règlementaires, …
Et cerise sur la chouquette, notre logiciel de gestion de la formation professionnelle est personnalisable, intuitif et tellement simple à utiliser. Une petite démo, ça vous dit ?
En résumé
La gestion d’une structure de formation professionnelle n’est évidemment pas la motivation première d’un formateur indépendant ou d’un dirigeant d’OF. Mais c’est un passage obligé dans une optique d’efficacité commerciale et financière ainsi que pour être juridiquement dans les clous. Heureusement, la digitalisation croissante de la formation professionnelle permet aujourd’hui de simplifier énormément votre gestion administrative. À vous l’innovation pédagogique et l’animation de formations ! Le sale boulot administratif ? C’est votre copain hop3team qui s’en charge ! Hop3quoi ? Notre logiciel de gestion de la formation imaginé, créé et chouchouté par des formateurs pour les formateurs, tout simplement.