Enfin ! La certification Qualiopi en poche, vous pouvez souffler. Libéré, délivré ? Pas tout à fait ! La loi « avenir » de 2018, qui met en place le référentiel Qualiopi, prévoit un audit de suivi obligatoire à réaliser environ 1 an et demi après l’audit initial. Le but ? Inciter les organismes de formation à maintenir leurs exigences qualité pour conserver la certification. Pour les quelques 15 000 organismes de formation déjà certifiés Qualiopi (chiffres Certifopac), l’heure est donc venue d’organiser cet audit de surveillance. Mais concrètement, on fait comment ?
Le processus Qualiopi : on se rafraichit la mémoire ?
Une petite révision ne faisant jamais de mal, surtout lorsqu’il est question d’un sujet technique comme Qualiopi, on refait le point sur les grands principes de cette certification.
Audit initial de certification
L’audit permet de vérifier que votre activité de formateur répond aux exigences du référentiel qualité Qualiopi, comprenant 7 critères et 32 indicateurs.
Rappelons que la certification Qualiopi permet de bénéficier des fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Elle est donc incontournable pour la plupart des formateurs et OF (même s’il est également possible de s’en passer).
La certification est délivrée par un organisme certificateur indépendant, accrédité par le COFRAC. L’auditeur analyse l’activité de l’OF et la conformité des dossiers avec les attendus de Qualiopi. Le rapport d’audit final peut comporter 4 types de constats : point fort, conforme, conforme à surveiller, non-conformité mineure ou majeure.
Durée de validité de la certification
La certification Qualiopi est valable 3 ans. Une exception toutefois pour les prestataires certifiés en 2020 : en raison du covid-19 la certification est valable pendant 4 ans.
Audit de surveillance obligatoire
Le référentiel Qualiopi prévoit un audit de surveillance à réaliser pendant la durée de validité de la certification.
L’objectif de cet audit est de vérifier que votre activité de formation est toujours conforme au référentiel Qualiopi et que vous avez mis en œuvre les actions correctrices identifiées dans l’audit initial. Il s’agit donc d’une incitation à toujours garder en tête les attendus Qualiopi (plutôt que de s’en préoccuper seulement une fois tous les 3 ans).
En quoi consiste l’audit de surveillance ?
Pour tout savoir sur l’audit de surveillance Qualiopi (aussi appelé audit de suivi Qualiopi), suivez le guide.
Modalités pratiques
Il n’y a pas que les clients CPF dans la vie ! L’adage ne dit-il pas « 1 de perdu, 10 de retrouvés » ? Il suffit juste de regarder ailleurs 😊 Certes, référencer vos formations sur le Compte Personnel de Formation a de nombreux avantages mais ne misez pas tout dessus pour trouver vos clients.
L’audit de surveillance se fait à distance ou sur site. Toutefois, si votre certification initiale s’est déjà déroulée à distance, l’audit de suivi est obligatoirement effectué en présentiel.
Vous devez organiser cet audit entre le 14ème et le 22ème mois après l’audit initial. Ce délai court jusqu’au 28ème mois pour les OF certifiés en 2020 (concernés par la durée de validité dérogatoire de 4 ans).
L’audit de surveillance dure en général une demi-journée.
Il n’y a pas que les clients CPF dans la vie ! L’adage ne dit-il pas « 1 de perdu, 10 de retrouvés » ? Il suffit juste de regarder ailleurs 😊 Certes, référencer vos formations sur le Compte Personnel de Formation a de nombreux avantages mais ne misez pas tout dessus pour trouver vos clients.
Déroulement de l’audit
Le certificateur va porter son attention sur les axes suivants.
Situation administrative et activité de l’entreprise
L’auditeur fait le point sur les changements intervenus dans l’entreprise depuis l’audit initial : nouvelles formations ou méthodes pédagogiques, recrutement, évolution de l’activité (VAE, alternance…), sous-traitance, etc.
Ce questionnement est important pour établir si les critères et indicateurs qui s’appliquent à votre activité ont évolué depuis l’audit initial (par exemple si vous avez débuté une activité de bilans de compétences).
Examen du référentiel
Le certificateur reprend l’audit initial et vérifie que vous avez traité les non conformités et mis en place les éventuelles mesures correctrices. Il s’attache également à en étudier l’efficacité.
Il examine également les autres indicateurs (conformes lors de l’audit initial) afin de vérifier que les processus restent correctement appliqués.
Démarche d’amélioration continue
Enfin, le certificateur examine avec attention votre démarche d’amélioration continue prévue par l’indicateur 32. Quelles mesures avez-vous mis en place ? comment les mettez-vous en œuvre ? etc.
Cas des nouveaux entrants
Un « nouvel entrant » est un OF ou un formateur qui vient de démarrer son activité. Dans ce cas, certains éléments ne peuvent pas être examinés lors de l’audit initial (exemple : indicateur 22 sur la gestion des compétences). Certains éléments de preuve sont également impossibles à produire : résultats (indicateur 2), taux d’obtention des certifications (indicateur 3), atteinte des objectifs (indicateur 11), etc.
Ces vérifications sont alors effectuées lors de l’audit de surveillance, ce qui rend ce dernier d’autant plus important.
Conséquences de l’audit de surveillance : attention à la non-conformité !
Si l’auditeur constate des non-conformités majeures lors de l’audit de surveillance, vous disposez de 3 mois pour mettre en place des mesures correctrices. À défaut d’action de votre part dans ce délai la certification peut vous être retirée.
Mais pas d’inquiétude ! On vous donne nos meilleurs conseils pour vous préparer à cet audit de surveillance.
Comment se préparer à l’audit de suivi ?
Une préparation qui commence dès la fin de l’audit initial
Vous avez envie de respirer un peu après votre audit initial ? Oui… mais pas trop longtemps ! Il est nécessaire de « penser Qualiopi » à chaque instant et pas seulement lors des audits. Veillez notamment à respecter les grands principes suivants :
- Communiquer auprès de vos équipes et les impliquer dans la démarche
- Vous interroger sur les process à chaque changement : recrutement, départ, nouveau module de formation, changement de logiciel, sous-traitance, etc.
- Maintenir la rigueur sur la gestion des documents (mise à jour, utilisation de la même version par les équipes via un cloud commun ou un logiciel de gestion…)
- Suivre les actions correctrices de l’audit initial
- Former vos collaborateurs (et vous-même)
- Construire une veille juridique et pédagogique régulière. Et avec notre partenaire veille-formation qui fait le boulot à votre place, pas d’excuse !
Les bonnes pratiques pour aborder sereinement l’audit de surveillance
En suivant les conseils ci-dessus, 80% du boulot est fait. Voici toutefois quelques conseils pratiques à mettre en œuvre avant l’audit de surveillance pour mettre toutes les chances de votre côté.
Reprendre le dernier rapport d’audit et se poser les bonnes questions
Votre rapport d’audit initial doit devenir votre nouveau livre de chevet, en tout cas pour quelques semaines.
Vérifiez en particulier les points suivants :
- Avez-vous mis en œuvre des plans d’actions pour corriger les non conformités mineures ? Attention : une non-conformité mineure peut se transformer en non-conformité majeure si elle n’a pas été traitée !
- Les mesures prises pour corriger des non conformités majeures sont-elles toujours en place ?
- Les processus décrits lors de l’audit initial sont-ils toujours utilisés et appliqués par toutes les parties prenantes (notamment en cas de recrutement) ?
- Quelles solutions avez-vous mis en place pour mettre en évidence les éventuels dysfonctionnements, les analyser, les corriger ?
Bien s’entourer
Un bon audit de surveillance passe également par la prise de recul. Mais ce n’est pas toujours simple surtout quand on est directement impliqué et qu’on a la tête dans le guidon. Dans ce cas, l’accompagnement par un consultant spécialisé peut être intéressant.
Et sinon, vous pouvez aussi compter sur hop3team, cette pépite qui fait tout à votre place : paperasse administrative, validation de vos critères Qualiopi, service de veille accessible directement depuis votre logiciel…
Résumé
L’audit de surveillance Qualiopi permet de ne pas oublier trop vite le référentiel qualité et les processus qui en découlent. On ne s’endort par sur ses lauriers ! La certification Qualiopi est en effet une démarche d’amélioration constante. Vous devez l’avoir à l’esprit à chaque instant. Si cela demande un peu d’effort au début, comme pour toute nouvelle habitude, vous verrez que cela deviendra vite naturel. Et avec l’aide de nos équipes et de votre outil de gestion préféré, c’est encore plus simple ! Alors, on vous montre ce qu’hop3team peut faire pour vous ?