Devenue un geste de notre quotidien, la signature électronqiue - sur tablette ou écran tactile- a révolutionné nos manières de travailler il y a déjà quelques années. Pour gagner encore plus de temps et limiter les envois de papiers paraphés, la signature digitale au sens large du certificat numérique d’identité a ensuite embrayé le pas à cette signature « sans encre ». Et qui aurait pu deviner qu’elle nous serait d’une utilité sans précédent pour l’émargement sans contact voire à distance de nos sessions de formation dans cette période teintée par la Covid-19 ? Hop3team fait le point sur la signature électronique, et son utilisation pour la formation professionnelle : quels en sont les avantages, quelle est la légalité qui entoure la signature digitale, comment dématérialiser la feuille d’émargement…
La signature électronique, c’est quoi exactement ?
Une empreinte numérique plus qu’un paraphe
Également appelée signature digitale ou numérique, la signature électronique n’est pas simplement un paraphe au stylet sur un tablette ou un scan sur un écran tactile. Le concept de signature électronique est bien plus vaste puisqu’il englobe toute forme de validation officielle d’un document qui permet d’authentifier le signataire. Il faut donc 3 composantes pour valider une signature électronique : le document, le signataire… et un outil ! Et côté digital, les outils sont variés. On parlera plus facilement, dans ce cas, de « certificat » numérique d’identité.
A ce titre, la « signature » électronique regroupe donc :
- Les signatures scannées,
- Les signatures manuscrites sur tablette ou écran tactile,
- Les identifications digitales comme l’empreinte digitale, la rétine, la voix…,
- Une suite de caractères personnels et uniques,
- Une suite d’identification officielles et légales basées sur le NIR (comme France Connect) : le fameux « certificat » numérique.
Quelle utilisation pour la signature numérique ?
A partir du moment où la signature numérique est validée, elle peut être utilisée dans tous les cas personnels comme professionnels qui requièrent une validation par identification du signataire : contrats de vente, règlements, formulaires, attestations, abonnements, accords de confidentialité, documents RH, et même certains paiements (qui sont validés directement par envoi de code SMS à valider) …
Dans notre secteur de la formation où l’engagement des parties est plus que présent, on voit tout de suite l’avantage de la signature électronique : dans les validations des documents de formation, comme dans l’émargement lors des sessions de formation. Pour la petite anecdote, c’est d’ailleurs ce constat de la lourdeur de traitement de la feuille d’émargement qui a poussé les fondateurs de Hop3team à imaginer un outil de dématérialisation de l’émargement : la version initiale et originale du logiciel YPK !
En général, les entreprises très consommatrices de papiers administratifs sont friandes de la signature électronique, qui présente pour eux un double intérêt économique direct (économie de papier) et indirect (gain de temps au traitement). Mais elles ne sont pas les seules à trouver un intérêt réel à la signature électronique.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Une sécurité sanitaire indispensable face au Covid
Qui aurait pu écrire il y a quelques mois que la signature électronique serait aujourd’hui, dans le cadre de la pandémie mondiale, un atout plus que considérable pour toutes les entreprises ? Dans le contexte imposé par la Covid-19, nous devons respecter les distanciations sociales pour la sécurité de tous, mais aussi, et ce pour la seconde fois en cet automne 2020, travailler au maximum en distanciel. Devant le nombre de documents requérant malgré tout toujours une signature pour être validés, la signature électronique offre l’opportunité aux entreprises de poursuivre leur activité même dans un contexte économique et sanitaire difficile.
Un gain de temps
Même en télétravail, la signature électronique apporte une validation quasi directe d’un document, ce qui contourne entre autres le délai d’acheminement postal d’une feuille de papier, comme l’indisponibilité à réception du signataire concerné. Imaginez le gain de temps réel d’une signature en 2 ou 3 clics par l’ensemble des parties concernées, versus des envois, réacheminements et relances papier par multiples voies postales !
En temps réel, un document administratif numérique peut être partagé, validé, envoyé, classé et tracé, ce qui permet en outre un suivi continu de l’avancement des dossiers. Plus besoin d’imprimer, scanner, classer, archiver et donc de passer un temps considérable dans des tâches administratives chronophages.
Une économie financière et environnementale
Qui dit digitalisation pense forcément abandon du papier… des tonnes de papier qui finissent immanquablement dans des pochettes, cartons d’archivage et autres classements physiques, après avoir circulé par voie postale entre les parties concernées.
Au-delà du gain financier réalisé sur les consommables : papier, encre, imprimante… comme sur les frais postaux, l’impact sur l’environnement n’est lui non plus pas négligeable. Plus de transport de courrier, plus de consommation intensive de consommables, plus de déplacement pour maintenance, moins d’électricité, une optimisation des zones de stockage (un disque dur versus une pièce entière remplie de meubles d’archivage !) : les avantages pour l’environnement sont bel et bien tangibles.
Une sécurité renforcée
Sûre et protégée par des procédés fiables portés par des prestataires de service qualifiés, la signature électronique est désormais l’un des moyens les plus sécurisés de valider l’authenticité d’une signature sur un document officiel.
Elle permet par ailleurs la classification numérique du document concerné et donc sa traçabilité dans le temps, autant que sa pérennité, au contraire d’une feuille volante envoyée par courrier postal, et ensuite classée dans un dossier papier. Digitale, la signature numérique est par ailleurs inaltérable et donc quasiment infalsifiable.
Quelle est la valeur juridique de la signature numérique ?
Signature électronique = signature manuscrite
Suite à la Directive 1999/93/CE validée en mars 2000 par la loi n°2000-230 / article 1367 du Code Civil, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite.
Plus qu’une « copie » d’une signature manuscrite, la signature numérique repose également sur une procédure encadrée par le règlement européen eIDAS de 2014, appliqué depuis 2016.
Comme évoqué dans le premier paragraphe, la « signature électronique » comprend à la fois la notion de signature digitale mais également la notion d’identification du signataire. Le « certificat » numérique ainsi constitué, complet et sécurisé par une cryptographie unique, concentre un certain nombre d’informations qui valident l’intégrité à la fois du document signé et du signataire.
Différents niveaux de sécurité juridique
Le règlement européen a défini 3 niveaux de sécurité pour la signature électronique : standard (ou simple), avancé et qualifié.
- La signature « simple » est moins fiable que les 2 autres car ce sont le signataire ainsi que le dépositaire du document signé qui doivent pouvoir prouver la fiabilité du procédé de signature.
- Les niveaux « avancé » et « qualifié » sont particulièrement recommandés pour les entreprises car les signatures relevant de ces niveaux dépendent d’un prestataire de service qui vaut pour « tiers de confiance ». Pour être « avancée », une signature électronique doit :
- Être sécurisée (création par dispositif SSCD qui lie le signataire avec ses données sur un support de confiance),
- Permettre de détecter toute modification du document ultérieure à ladite signature,
- Être délivrée par un organisme accrédité par une autorité publique (PSCE) pour le niveau « certifié ».
Par ailleurs, comme ces deux derniers niveaux permettent de garantir l’identité d’un signataire dans le respect de la RGPD (Règlementation Européenne sur la Protection des Données), ils présument de la fiabilité juridique de la signature électronique devant les tribunaux.
La dématérialisation de la feuille d’émargement pour la formation professionnelle
Un Tiers de confiance pour la dématérialisation de l’émargement
Depuis le Décret n°2017-382 du 22 mars 2017, relatif aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation, les centres de formation peuvent transmettre les feuilles de présence aux organismes financeurs au format numérique. Les organismes de formation peuvent donc avoir recours à la signature électronique pour leurs émargements, puis à l’envoi par voie numérique de PDF certifiés, et ça, ça facilite quand même la vie de tous les acteurs de la formation professionnelle !
Reste donc à fiabiliser le process : la signature électronique d’une part par un tiers de confiance, puis l’envoi de PDF certifiés et horodatés par un tiers de transmission. Une telle traçabilité confirme immédiatement l’intégrité des documents et permet aux OPCO d’engager dans la foulée les financements adaptés.
La feuille d’émargement numérique avec YPK
Puisque le logiciel de gestion YPK que nous proposons est là pour automatiser, digitaliser et optimiser toute la gestion des acteurs de la formation, il se devait de proposer une solution digitale performante et simple pour l’émargement. C’est d’ailleurs cette idée initiale qui a fait germer dans la tête de nos associés fondateurs l’idée même de YPK !
Afin de respecter le cadre de la loi française et des règlementations administratives, nous avons donc choisi un Tiers de confiance reconnu sur la place des signatures électroniques avancées et qualifiées. C’est ainsi que nous avons intégré la solution SoWeSign comme garante des bonnes pratiques nécessaires à nos feuilles d’émargement numériques. SoWeSign permet l’émargement simple et rapide par e-mail, QR code ou code, 100% légal, sécurisé et traçable. Pour en savoir plus, retrouvez ici le détail de notre partenariat Hop3team / SoWeSign.
En résumé
L’usage de la signature électronique est une pratique ultra sécurisée à la fois économique, mais également écologique qui simplifie le quotidien des entreprises et de leurs clients. Et via l’émargement numérique, le quotidien des acteurs de la formation et des apprenants ! L’expérience utilisateur est pour tous optimisée, le gain de temps immédiat.
Et c’est pourquoi notre logiciel de gestion de la formation professionnelle YPK vous propose également de dématérialiser vos émargements en toute simplicité, grâce à la signature électronique sécurisée respectant les normes RGPD, en partenariat avec SoWeSign.