Dans cet article, nous avons le plaisir de partager l’expérience de Laure Pezé, Responsable Qualité & Administrative chez Anfissa, un organisme de formation spécialisé dans différents domaines comme la bureautique, la sécurité, et la manutention. Après un an d’utilisation du logiciel hop3team, Laure revient sur les nombreux avantages de la plateforme, qui a considérablement simplifié la gestion des formations, en particulier celles dédiées à la sécurité. Elle nous raconte en détail comment cette solution a permis à Anfissa de gagner du temps, de mieux gérer les processus administratifs, tout en restant conforme aux exigences réglementaires, notamment dans le cadre de l’audit Qualiopi.
Anfissa, un centre de formation à la gestion administrative optimisée
Anfissa compte 5 salariés, dont 3 se concentrent sur les aspects administratifs. "Nous proposons des formations principalement pour les salariés d’entreprises, et nous travaillons souvent avec des OPCO", explique Laure. Depuis l’arrivée de hop3team, les processus administratifs ont été grandement améliorés.
"Dès qu’un devis est signé, nous passons sur hop3team pour générer les conventions et organiser les sessions de formation", précise-t-elle. Grâce à ce système, l’équipe suit en temps réel l’évolution des dossiers, de la création des sessions à l’envoi des certificats de fin de formation. Cela facilite aussi la coordination entre les membres de l’équipe, chacun ayant un rôle bien défini.
Des formations diversifiées avec un besoin spécifique pour la sécurité
Anfissa propose une gamme variée de formations, allant des logiciels bureautiques aux plans de prévention, en passant par la sécurité et la manutention. "Nous avons un pôle bureautique, mais aussi des formations en communication, en management, et surtout des formations en sécurité", précise Laure. Ce dernier domaine inclut des modules sur les plans de prévention, la sécurité en espaces confinés, et des formations spécifiques comme celles sur les chariots élévateurs et les habilitations électriques.
Bien que l’organisme se concentre sur plusieurs types de formations, c’est dans la gestion des formations sécurité qu’hop3team s’est révélé particulièrement précieux. En effet, ces formations nécessitent un suivi administratif rigoureux avec des autorisations et des permis à délivrer avant et après la formation. "Avec hop3team, on a pu transposer très facilement nos besoins spécifiques pour ces formations. Tout est fluide, même pour les dossiers de sécurité", raconte Laure.
Un gain de temps considérable grâce à l'automatisation des processus
Le bénéfice le plus immédiat de l’utilisation de hop3team pour Anfissa est sans aucun doute le gain de temps. En centralisant et automatisant une grande partie des processus, l’équipe administrative peut désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, plutôt que de passer du temps à répéter des actions fastidieuses.
"Avant hop3team, il fallait vérifier chaque document à de multiples reprises, ce qui augmentait le risque d’erreurs", se souvient Laure. "Aujourd’hui, on entre les informations une seule fois, et hop3team s’occupe du reste. Nous gagnons un temps incroyable, surtout pour la création de documents comme les certificats de réalisation et les attestations de fin de formation."
Elle souligne également que les documents peuvent être générés en un seul clic, sans erreur, même pour des formations aussi complexes que celles liées au CACES. "Quand une formation est validée, il suffit d'entrer l’information dans hop3team, et on peut générer tous les documents automatiquement, sans se soucier des détails comme les numéros de CACES ou les dates exactes."
Une gestion de la conformité et des audits facilitée
La conformité est, bien sûr, un enjeu majeur pour tout organisme de formation, en particulier dans le cadre des audits Qualiopi. Pour Anfissa, qui a passé son audit Qualiopi en avril dernier, hop3team s’est révélé être un atout précieux. "hop3team nous permet de tout avoir sous la main", explique Laure.
L’outil de gestion permet également de suivre le niveau de conformité de chaque formation grâce à un système d’indicateurs visuels. "Avant, on devait ouvrir chaque dossier manuellement pour vérifier si tout était conforme", précise Laure. "Aujourd'hui, avec hop3team, on voit en un coup d'œil l’état d’avancement des dossiers et ce qui reste à faire."
Elle insiste également sur l’importance de la veille réglementaire, qui était, avant l’introduction de hop3team, un aspect particulièrement fastidieux à gérer pour les petites structures. Grâce à hop3team, Anfissa a pu automatiser cette veille et rester conforme sans effort supplémentaire. "La veille réglementaire était un véritable cauchemar avant hop3team. Maintenant, tout est centralisé, et on peut suivre l’évolution des normes très facilement."
Une intégration fluide avec les outils existants
Par ailleurs, Laure évoque les inquiétudes initiales de son équipe quant à l’intégration de hop3team avec leurs autres logiciels, notamment leur logiciel de comptabilité. Cependant, ces inquiétudes ont été rapidement dissipées. "On utilise un logiciel de facturation qui est directement relié à nos comptables, et tout s'est mis en place sans problème", affirme-t-elle. "On a chacun notre rôle, et même avec plusieurs utilisateurs sur hop3team, personne ne se marche sur les pieds. C’est très intuitif."
Un accompagnement et une formation sur-mesure
En plus des avantages fonctionnels du logiciel, Laure tient à souligner la qualité de l’accompagnement et du support proposé par l’équipe d’hop3team. "Le logiciel est très intuitif, mais les heures de formation au démarrage nous ont permis de prendre rapidement en main les fonctionnalités", se rappelle-t-elle. Les webinaires réguliers, proposés par hop3team, permettent également aux utilisateurs de se former sur les nouvelles fonctionnalités et d'améliorer continuellement leur utilisation de la plateforme.
"J’ai toujours appris quelque chose de nouveau à chaque webinaire, que ce soit des astuces pour gagner du temps ou des informations sur de nouvelles fonctionnalités. C’est vraiment un plus", ajoute Laure.
En route vers l’avenir avec Hop3team !
Laure conclut en partageant son enthousiasme pour les futures fonctionnalités de hop3team, notamment les workflows qui permettraient de suivre les formations des salariés, comme les recyclages et habilitations, avec des alertes automatiques. "Ce serait vraiment utile pour gérer les besoins de formation de nos formateurs", explique-t-elle.
Cette interview avec Laure Pezé montre à quel point hop3team a permis à Anfissa de gagner en productivité et d'optimiser la gestion administrative de ses formations. Que ce soit pour la gestion des sessions, la conformité, ou l’automatisation des tâches répétitives, hop3team s'est avéré être un outil indispensable pour le centre de formation.
Plus de 80 organismes de formation SST font confiance à hop3team. Vous hésitez encore à nous rejoindre ?
Prenez rendez-vous maintenant et discutez-en avec l'une de nos collaboratrices.
Comme Anfissa, vous êtes un client et vous souhaitez aussi que votre témoignage soit mis en avant ?
Contactez-nous au 03 74 02 62 66 !